Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

RK Sport is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid. Onze gegevens: Rotterdam, KvK 83842128, e-mail info@sportrk.nl, telefoon 06 304 73 792.

Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe niet verplicht zijn. Vragen over privacy kun je stellen via het genoemde e-mailadres; de hoofdcoach behandelt deze verzoeken persoonlijk.

Dit beleid geldt voor de verwerking van gegevens via onze website, ons inschrijfformulier, onze administratie, onze communicatie via e-mail en WhatsApp en de begeleidingstrajecten die wij aanbieden.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van je relatie met RK Sport verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Contactgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Gegevens van minderjarigen: geboortedatum van het kind en contactgegevens van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
• Administratieve gegevens: lidmaatschapsvorm, startdatum, aanwezigheid, bankrekeningnummer en betaalgeschiedenis.
• Gezondheidsgegevens: uitsluitend wat je zelf meldt over blessures, aandoeningen of medicijngebruik dat van belang is voor veilig trainen.
• Gegevens uit begeleidingstrajecten: gespreksnotities en doelen, alleen wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven.
• Websitegegevens: gegevens die je invult in het contactformulier en, bij toestemming, statistieken over paginabezoek.
• Beeldmateriaal: foto's en video's uit de zaal, alleen met toestemming.

3. Waarom wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doelen:

• Het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst en het inplannen van lessen.
• Het innen van contributie en het bijhouden van de financiële administratie.
• Het beantwoorden van vragen die je stelt via het contactformulier, per e-mail, telefoon of WhatsApp.
• Het veilig laten verlopen van de training, waarvoor beperkte gezondheidsinformatie nodig is.
• Het uitvoeren van begeleidingstrajecten en, met toestemming, afstemming met school of hulpverlening.
• Het informeren van leden over roosterwijzigingen, evenementen en tariefaanpassingen.
• Het verbeteren van onze website op basis van geanonimiseerde of toegestane statistieken.

4. Grondslagen onder de AVG

Voor het lidmaatschap, de facturatie en de lesplanning is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij geen lidmaatschap aanbieden.

Voor het bewaren van facturen en de financiële administratie is de grondslag een wettelijke verplichting: de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens, beeldmateriaal, gespreksnotities uit begeleidingstrajecten en het delen van informatie met derden is de grondslag jouw uitdrukkelijke toestemming. Die kun je op elk moment intrekken.

Voor het versturen van praktische informatie aan leden en voor beveiliging van onze locatie beroepen wij ons op gerechtvaardigd belang. Wij wegen daarbij steeds af of jouw belang niet zwaarder weegt.

5. Delen met derden

RK Sport verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Wij maken gebruik van dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, zoals onze boekhouder, onze ledenadministratie, onze hostingpartij en onze e-mailprovider. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin geheimhouding, beveiliging en bewaartermijnen zijn vastgelegd.

Bij jeugdleden delen wij gegevens uitsluitend met de ouder of wettelijk vertegenwoordiger. In begeleidingstrajecten delen wij informatie met school, jongerenwerk, gemeente of hulpverlening alleen na uitdrukkelijke toestemming van de jongere en, bij minderjarigen, van de ouders.

Wij verwerken gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een leverancier gegevens daarbuiten verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld:

• Contact- en lidmaatschapsgegevens: tot twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap.
• Financiële administratie en facturen: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Gezondheidsgegevens: tot het einde van het lidmaatschap, daarna direct verwijderd.
• Berichten via het contactformulier, e-mail of WhatsApp: maximaal twaalf maanden na afhandeling.
• Gespreksnotities uit begeleidingstrajecten: maximaal twee jaar na afronding, tenzij eerder verwijdering wordt gevraagd.
• Beeldmateriaal: tot je toestemming intrekt of tot het materiaal niet langer actueel is.

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Onze website werkt uitsluitend via een beveiligde verbinding.

Toegang tot de ledenadministratie is beperkt tot medewerkers die deze toegang nodig hebben voor hun taak. Accounts zijn persoonlijk en beveiligd met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie.

Papieren inschrijfformulieren en medische notities bewaren wij in een afgesloten kast op onze locatie.

Constateren wij een datalek met risico voor betrokkenen, dan melden wij dit binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen wanneer dat vereist is.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten die je kosteloos kunt uitoefenen:

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering: je mag vragen gegevens te wissen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Beperking: je mag de verwerking laten beperken zolang een verzoek in behandeling is.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Intrekken van toestemming: dat kan op elk moment, zonder gevolgen voor eerdere verwerkingen.

Stuur je verzoek naar info@sportrk.nl. Wij reageren binnen vier weken en kunnen om aanvullende identificatie vragen om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Ben je het oneens met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Websitegebruik en cookies

Onze website plaatst functionele cookies die nodig zijn om pagina's te tonen, formulieren te laten werken en je cookiekeuze te onthouden. Voor analytische en marketingcookies vragen wij vooraf toestemming.

Wanneer je het contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die je zelf opgeeft en gebruiken wij die uitsluitend om je vraag te beantwoorden.

Uitgebreide informatie over cookies staat in ons cookiebeleid. Daar lees je ook hoe je je keuze wijzigt of intrekt.

10. Kinderen en jongeren

Voor leden jonger dan zestien jaar verwerken wij gegevens uitsluitend met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Wij verzamelen van kinderen niet meer gegevens dan strikt nodig is voor deelname aan de training en voor het bereiken van ouders in geval van nood.

In begeleidingstrajecten met jongeren leggen wij vooraf uit welke informatie wordt vastgelegd, met wie die eventueel wordt gedeeld en hoe lang wij die bewaren. Zonder instemming van de jongere delen wij niets met derden, behalve wanneer er sprake is van direct gevaar.

11. Contactformulier, e-mail en WhatsApp

Wanneer je het contactformulier invult, verwerken wij je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, het gekozen onderwerp en de inhoud van je bericht. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden en om een proefles in te plannen.

Stuur je ons een WhatsApp-bericht, dan verwerken wij je telefoonnummer, je profielnaam en de inhoud van het gesprek. Berichten bewaren wij maximaal twaalf maanden, tenzij het gesprek onderdeel wordt van een lidmaatschap of begeleidingstraject.

Wij vragen je om in berichten geen uitgebreide medische informatie te delen. Is dat wel nodig voor veilig trainen, dan bespreken wij dat liever persoonlijk in de zaal.

E-mail die je aan ons stuurt bewaren wij zolang dat nodig is voor de afhandeling en de administratie. Daarna verwijderen wij de correspondentie of archiveren wij die zonder onnodige persoonsgegevens.

12. Nieuwsberichten en communicatie aan leden

Leden ontvangen praktische berichten over roosterwijzigingen, sluitingsdagen, tariefaanpassingen en activiteiten. Deze communicatie hoort bij het lidmaatschap en baseren wij op de uitvoering van de overeenkomst en op ons gerechtvaardigd belang.

Wil je alleen strikt noodzakelijke berichten ontvangen, geef dat dan door via info@sportrk.nl. Wij informeren je dan uitsluitend over zaken die direct gevolgen hebben voor jouw lessen of betalingen.

Voor commerciële nieuwsbrieven aan niet-leden vragen wij altijd vooraf toestemming. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldmogelijkheid die direct werkt en waarna wij je gegevens uit de verzendlijst halen.

13. Cameratoezicht en toegang tot de locatie

Bij de ingang van onze locatie hangt cameratoezicht ter beveiliging van personen en eigendommen. De aanwezigheid van camera's staat bij de ingang duidelijk aangegeven.

Beelden bewaren wij maximaal veertien dagen, daarna worden ze automatisch overschreven. Alleen de eigenaar heeft toegang tot de beelden.

Wij bekijken beelden uitsluitend na een concreet incident, zoals diefstal, vernieling of een ongeval. Bij aangifte kunnen beelden aan de politie worden verstrekt.

In de kleedruimtes en de sanitaire ruimtes hangen geen camera's.

14. Verwerkers en systemen die wij gebruiken

Voor de ledenadministratie, facturatie en communicatie gebruiken wij gangbare softwareleveranciers. Met elke partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Daarin leggen wij vast dat de leverancier gegevens alleen verwerkt volgens onze instructies, dat er passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen, dat datalekken direct worden gemeld en dat gegevens na beëindiging van het contract worden verwijderd.

Wij beoordelen periodiek of onze leveranciers nog aan onze eisen voldoen en of er een alternatief bestaat dat minder gegevens nodig heeft.

Onze website wordt gehost binnen de Europese Unie en is uitsluitend bereikbaar via een versleutelde verbinding.

15. Datalekken en incidenten

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens verloren gaan of in verkeerde handen komen, bijvoorbeeld bij diefstal van een laptop of bij een verkeerd geadresseerde e-mail.

Wij registreren elk incident in een intern register, ook wanneer melding bij de toezichthouder niet verplicht is. Zo kunnen wij achteraf beoordelen welke maatregelen nodig zijn.

Is er een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan melden wij het lek binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen in begrijpelijke taal over wat er is gebeurd en wat zij zelf kunnen doen.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

RK Sport mag dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.

Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij leden per e-mail. Wij adviseren dit beleid periodiek te bekijken, zodat je weet hoe wij met jouw gegevens omgaan.

Vragen over dit document

Neem bij vragen contact op via info@sportrk.nl of bel 06 304 73 792. Je kunt ook het formulier op de contactpagina gebruiken. Wij reageren binnen vijf werkdagen.